Podstawy działania
§ 1
1. Usługi Komunalne są jednostką budżetową Miasta Poznania działającą na podstawie uchwały Rady Miasta Poznania Nr XCVIII/1110/IV/2006 r. z dnia 4 lipca 2006 r. w sprawie nadania statutu jednostce budżetowej Usługi Komunalne, który wyznacza ramy działania Jednostki oraz uchwały Rady Miasta Poznania Nr XXVI/311/III/99 z dnia 14 grudnia 1999 r. w sprawie likwidacji zakładu budżetowego pod nazwą Usługi Komunalne i utworzenia jednostki budżetowej Usługi Komunalne.
2. Usługi Komunalne w swoich działaniach kierują się dobrem mieszkańców Miasta Poznania i zapewniają możliwie wysoki poziom i profesjonalizm realizowanych usług.
3. Pracownicy Usług Komunalnych zwanych dalej Jednostką kierują się zasadami praworządności i służebności wobec mieszkańców i są bezstronni w wykonywaniu swoich zadań i obowiązków.
Struktura organizacyjna
§ 2
1. Pracą Jednostki kieruje dyrektor przy pomocy zastępcy dyrektora ds. technicznych, głównego księgowego, stanowiska ds. organizacji, analiz i sprawozdawczości, bhp i ppoż, stanowiska ds. kadr i obsługi sekretariatu.
2. Na organizację wewnętrzną Jednostki składają się:
1) komórki organizacyjne:
a) dział księgowości podległy dyrektorowi, kierowany przez głównego księgowego,
b) dział techniczny podległy dyrektorowi, kierowany przez dyrektora ds. technicznych,
c) zakład łaźni i szaletów podległy bezpośrednio zastępcy dyrektora ds. technicznych, kierowany przez kierownika zakładu łaźni i szaletów,
d) schronisko dla zwierząt podległe bezpośrednio zastępcy dyrektora ds. technicznych, kierowane przez kierownika schroniska dla zwierząt;
2) samodzielne stanowiska pracy podległe bezpośrednio dyrektorowi:
a) stanowisko ds. organizacji, analiz i sprawozdawczości, bhp i ppoż,
b) stanowisko ds. kadr i obsługi sekretariatu;
3. W skład działu technicznego wchodzą:
1) zastępca dyrektora ds. technicznych;
2) stanowisko ds. obsługi biurowej.
4. W skład działu księgowości wchodzą:
1) główny księgowy;
2) stanowisko ds. księgowości;
3) stanowisko ds. płac;
4) stanowisko ds. rozliczeń.
5. W skład zakładu łaźni i szaletów wchodzą:
1) kierownik zakładu łaźni i szaletów;
2) stanowisko ds. kontroli;
3) kąpielowy;
4) szaletowy.
6. W skład schroniska dla zwierząt wchodzą:
1) kierownik schroniska;
2) zastępca kierownika - kierownik Lecznicy weterynaryjnej;
3) stanowisko ds. obsługi biurowej;
4) stanowisko ds. obsługi klienta i współpracy z wolontariatem;
5) starszy technik weterynarii,
6) technik weterynarii;
7) opiekun zwierząt;
8) młodszy opiekun zwierząt;
9) pracownik gospodarczy;
10) sprzątaczka.
7. Stanowiska pracy mogą być jedno lub wieloetatowe.
§ 3
1. Pracą Jednostki kieruje dyrektor.
2. Dyrektor sprawuje bezpośredni nadzór nad zastępcą dyrektora ds. technicznych, głównym księgowym, stanowiskiem ds. organizacji, analiz i sprawozdawczości, bhp i ppoż oraz stanowiskiem ds. kadr i obsługi sekretariatu.
3. W razie nieobecności dyrektora jego zadania i kompetencje w zakresie kierowania Jednostką wykonuje zastępca dyrektora ds. technicznych na podstawie pisemnego pełnomocnictwa.
4. Funkcjonowanie schroniska dla zwierząt uregulowane jest ponadto w regulaminie nadanym przez dyrektora Jednostki w drodze zarządzenia.
§ 4
Schemat organizacyjny Jednostki i zasady podporządkowania przedstawia załącznik do niniejszego Regulaminu.
Zakresy działania
§ 5
1. Do zadań zastępcy dyrektora ds. technicznych należy w szczególności:
1) kierowanie działem technicznym i nadzór nad zakładem łaźni i szaletów oraz schroniskiem dla zwierząt;
2) nadzór nad prawidłowym obiegiem dokumentów i terminowym załatwianiem prowadzonych spraw;
3) nadzór nad przygotowywaniem projektów umów przekazywanych do weryfikacji obsłudze prawnej Jednostki pod kątem terminowości i odpowiedniego zabezpieczenia interesu Jednostki w zakresie podległych stanowisk pracy;
4) przygotowywanie projektów planów inwestycyjnych i remontowych oraz nadzór nad realizacją przyjętych planów;
5) nadzór nad prawidłowością i terminowością przygotowywania dokumentacji oraz procedur przetargowych dla zamówień publicznych realizowanych przez Jednostkę;
6) nadzorowanie prowadzonych inwestycji i remontów oraz dokonywanie odbiorów wykonanych robót.
2. Do zadań działu technicznego należy w szczególności:
1) przygotowywanie dokumentacji oraz procedur przetargowych dla zamówień publicznych realizowanych przez Jednostkę;
2) ustalanie potrzeb remontowych Jednostki;
3) przygotowywanie projektów umów w zakresie działania działu;
4) nadzór nad terminowością przeprowadzanych obowiązkowych badań technicznych instalacji i urządzeń eksploatowanych przez Jednostkę;
5) administrowanie Miejskim Rejestrem Psów.
3. Do zadań głównej księgowej należy w szczególności:
1) prowadzenie rachunkowości Jednostki zgodnie z obowiązującymi przepisami;
2) prowadzenie księgowości syntetycznej i analitycznej Jednostki,
3) czuwanie nad przestrzeganiem dyscypliny budżetowej;
4) przygotowywanie projektów wieloletnich i rocznych planów finansowych;
5) czuwanie nad prawidłowością opracowywanych analiz i sprawozdawczości budżetowej;
6) dokonywanie wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów operacji finansowych Jednostki oraz zgodności operacji finansowych z planem finansowym Jednostki, potwierdzanej pisemnie poprzez złożenie kontrasygnaty;
7) nadzór nad terminowym rozliczaniem zaciągniętych zobowiązań.
4. Do zadań działu księgowości należy w szczególności:
1) dokonywanie terminowych i prawidłowych rozliczeń zobowiązań finansowych oraz egzekwowanie wierzytelności Jednostki;
2) zabezpieczenie funduszu płac dla pracowników i dokonywanie terminowych rozliczeń z pracownikami, Zakładem Ubezpieczeń Społecznych i urzędem skarbowym;
3) sporządzanie sprawozdań z wykonania budżetu Jednostki w oparciu o informacje sporządzane przez odpowiednie komórki organizacyjne na polecenie dyrektora;
4) przygotowywanie zbiorczych planów finansowych związanych z funkcjonowaniem Jednostki;
5) czuwanie nad merytorycznym sprawdzaniem faktur przez pracowników umocowanych przez dyrektora;
6) sprawdzanie faktur pod względem formalnym i rachunkowym;
7) transport i przechowywanie gotówki zgodnie z zapisami aktualnej polisy ubezpieczeniowej Jednostki;
8) przejmowanie i dekretowanie dowodów księgowych;
9) prowadzenie kasy i wykonywanie czynności związanych z operacjami bankowymi i kasowymi oraz czuwanie nad prawidłowym prowadzeniem dokumentacji w tym zakresie;
10) prowadzenie ewidencji materiałów w wersji elektronicznej oraz uzgadnianie ich stanów z osobami materialnie odpowiedzialnymi;
11) rozliczanie przeprowadzanych inwentaryzacji, prawidłowe księgowanie ich wyników;
12) prowadzenie ewidencji analitycznej kosztów.
5. Do zadań zakładu łaźni i szaletów należy w szczególności:
1) udostępnianie usług szaletowych i łaziennych w godzinach określanych przez kierownika ds. obsługi szaletów i zatwierdzanych przez dyrektora Jednostki;
2) zapewnienie odpowiedniego poziomu świadczonych usług, ciągłe dbanie o czystość i porządek w obsługiwanych łaźni i szaletach,
3) sumienne rozliczanie się z wpływów z tytułu świadczonych usług i prowadzenie ich miesięcznej ewidencji;
4) dbanie o bezpieczeństwo mienia w obsługiwanych łaźni i szaletach.
6. Do zadań schroniska dla zwierząt należy w szczególności:
1) wyłapywanie i przyjmowanie do schroniska bezdomnych zwierząt zgodnie z rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26 sierpnia 1998 r. w sprawie zasad i warunków wyłapywania bezdomnych zwierząt (Dz. U. Nr 116, poz. 753) oraz uchwałą Nr XV/14/III/99 Rady Miasta Poznania z dnia 15 czerwca 1999 r. w sprawie wyłapywania bezdomnych zwierząt na terenie Miasta Poznania oraz o dalszym postępowaniu z nimi;
2) prowadzenie kwarantanny dla zwierząt przybyłych do schroniska;
3) dbałość o zachowanie, ratowanie i stałą poprawę zdrowia zwierząt ze schroniska, polegająca w szczególności na badaniu stanu ich zdrowia, rozpoznawaniu, zapobieganiu i zwalczaniu chorób, leczeniu i pielęgnacji;
4) zapewnienie zwierzętom przebywającym w schronisku opieki weterynaryjnej;
5) prowadzenie sprzedaży zwierząt ze schroniska zgodnie z obowiązującym zarządzeniem Prezydenta Miasta Poznania;
6) znakowanie oraz rejestracja zwierząt przyjętych do schroniska,
7) podejmowanie działań zmierzających do zmniejszania populacji bezdomnych zwierząt, polegające w szczególności na wykonywaniu zabiegów sterylizacji i kastracji;
8) wykonywanie zabiegów eutanazji zwierząt ze schroniska zgodnie z dyrektywami ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o ochronie zwierząt (Dz. U. z 2003 r. Nr 106, poz. 1002, ze zm.);
9) prowadzenie strony internetowej schroniska;
10) podejmowanie działań mających na celu rozpropagowanie idei adopcji bezdomnych zwierząt oraz ich należytego traktowania.
7. Do zadań stanowiska ds. organizacji, analiz i sprawozdawczości, bhp i ppoż należy w szczególności:
1) czuwanie nad bieżącą aktualizacją przepisów wewnętrznych Jednostki pod kątem ich zgodności z obowiązującym stanem prawnym;
2) przygotowywanie projektów wewnętrznych aktów prawnych;
3) wykonywanie archiwizacji dokumentacji zgodnie z obowiązującymi przepisami;
4) wykonywanie obowiązków wynikających z rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 września 1997 r. w sprawie służby bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz. U. Nr 109, poz. 704 ze zm.);
5) nadzór nad zapewnieniem odpowiedniej, ze względu na obowiązujące przepisy ochrony ppoż. na wszystkich stanowiskach pracy;
6) umieszczanie informacji na stronie przypisanej Jednostce w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu Miasta Poznania zgodnie z obwiązującymi przepisami.
8. Do zadań stanowiska ds. kadr i obsługi sekretariatu należy w szczególności:
1) prowadzenie rejestru umów;
2) prowadzenie rejestru zarządzeń dyrektora;
3) prowadzenie rejestru skarg i wniosków;
4) prowadzenie rejestru pełnomocnictw;
5) prowadzenie akt osobowych pracowników;
6) przygotowywanie świadectw pracy, zaświadczeń itp.;
7) przygotowywanie dla dyrektora dokumentacji w sprawach przyjmowania, zwalniania, karania i wyróżniania pracowników;
8) prowadzenie rekrutacji;
9) kontrola dyscypliny pracy i rozliczanie czasu pracy – ewidencja czasu pracy, delegacji służbowych oraz stosowania regulaminu pracy;
10) prowadzenie dokumentacji urlopów;
11) kontrola nad prowadzeniem spraw socjalno – bytowych pracowników i gospodarowaniem Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych;
12) prowadzenie spraw dotyczących rent i emerytur pracowników oraz ubezpieczenia społecznego;
13) przyjmowanie, ewidencjonowanie i przekazywanie dyrektorowi wpływającej korespondencji, zapewnienie doręczenia korespondencji po dekretacji dyrektora na odpowiednie stanowiska pracy;
14) prowadzenie teczek spraw załatwianych bezpośrednio przez dyrektora;
15) prowadzenie aktualnego zbioru informacji adresowych i telefonicznych związanych z funkcjonowaniem jednostki;
16) bieżące sprawdzanie poczty elektronicznej Jednostki i przekazywanie odebranych wiadomości do właściwych pracowników;
17) organizowanie obsługi spotkań;
18) obsługa telefoniczna sekretariatu;
19) zamawianie prenumeraty prasy i odbiór poczty.
Podpisywanie pism
§ 6
1. Do aprobaty i podpisywania pism uprawniony jest dyrektor Jednostki.
2. Zastępca dyrektora ds. technicznych i główny księgowy oraz inni wskazani przez dyrektora pracownicy Jednostki są upoważnieni do podpisywania pism tylko na podstawie pisemnego pełnomocnictwa dyrektora i tylko w jego zakresie.
3. Projekty pism przygotowywane pod podpis dyrektora powinny być zaparafowane przez pracownika, który je przygotował oraz przez zwierzchnika służbowego tego pracownika - odpowiednio zastępcę dyrektora ds. technicznych lub głównego księgowego.
Postanowienia końcowe
§ 7
1. Dla zapewnienia jednolitego oznakowania akt Jednostki stosuje się symbol „UK”.
2. Dla rozróżnienia pism przygotowywanych przez poszczególne działy i stanowiska pracy, w Jednostce stosuje się następujące symbole:
1) dyrektor D
2) zastępca dyrektora ds. technicznych T
3) główny księgowy GK
4) dział księgowości GK
5) dział techniczny TT
6) dział szaletów TŁS
7) schronisko dla zwierząt TSCH
8) stanowisko ds. organizacyjnych, analiz
i sprawozdawczości, bhp i ppoż DO
9) stanowisko ds. kadr i obsługi sekretariatu DK
10) stanowisko ds. kontroli TŁS